Otázka v diskusi:
schodek pokladny
Šárka Alexová ,
15.1.2025
Dobré odpoledne,
je nějak reálné proúčtovat schodek v pokladně a nedávat ho nikomu k úhradě? Převzala jsem účetnictví po externí firmě, která již neexistuje. Bohužel jsme si při předávání účetnictví neprovedli inventarizaci pokladny, protože vše fyzicky pokladna byla vedena na papírových dokladech, které externí účetní zadávala do systému a tak nikdo nepočítal s chybovostí zadaných dat. Nyní při roční inventarizaci jsem zjistila, že stav pokladny nesouhlasí a bývalá účetní pouze prohlásila, že máme vše předané a ona vše účtovala na pokyn manželky jednatele. Je možné schodek proúčtovat 569/211, částku nevymáhat a nechat to nedaňově? Jedná se o částku v desítkách tisíc Kč..... Děkuji za radu.
2 odpovědi:
-
Dobrý den,
ano můžete. Je to dokonce nutné, abyste mohla předepsat schodek v pokladně k úhradě, musela by být podepsána hmotná odpovědnost ( např. zaměstnancem ) a i tak je nutné postupovat podle Zák. práce.
Pokud by škodu zavinila jiná osoba, je to s náhradou obtížné, musíte prokázat nejen vznik škody, ale její zavinění a příčinnou souvislost, pak škodu vymáhat ( není li plněna dohodou ) u soudu v rámci klasické náhrady škody .
Bývalá účetní má pravdu, ona účtuje na podkladech předaných firmou, jakou dostane výčetku hotovosti, nebo pokladní doklady, takové zaúčtuje. Za inventarizaci pokladny je zodpovědná firmy ( jednatel ) nebo osoba, která s pokladnou pracuje a má na ní hmotnou odpovědnost. Účetní neodpovídá za dodržování náležitostí podnikání jiného subjektu, tak jako nepřepočítává skutečnou hotovost, nezkoumá zda mají firemní auta platnou STK, nebo zda má firma splněny například hygienické předpisy k podnikání.
-
Mezi základní kontrolní mechanismy patří, že pokladník a účetní by měly být dvě různé osoby. Pokladník přijímá a vydává hotovost, vystavuje pokladní doklady, zapisuje příjmy a výdaje do pokladní knihy a průběžně kontroluje zůstatek hotovosti s vypočteným zůstatkem v pokladní knize.
Účetní účtuje pokladní doklady a pravidelně, např. ke konci měsíce, porovnává zůstatek pokladny v účetnictví se zůstatkem v pokladní knize.
Minimálně jedenkrát ročně k rozvahovému dni je povinnost dle zákona o účetnictví udělat fyzickou inventuru pokladny a vyřešit inventarizační rozdíly. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace po dobu 5 let po jejím provedení.
Pokud byl při inventuře zjištěn pokladní schodek, měla by být provedena kontrola účetnictví na pokladní knihu. Pokud neexistuje pokladní kniha, měla by být provedena kontrola účetnictví od poslední fyzické inventury pokladny, zda je vše správně zaúčtováno v souladu s prvotními doklady.
Pokladní schodek se zaúčtuje MD 569 - Manka a škody na finančním majetku / DAL 211 - Pokladna.
Dále by měla být zaúčtována pohledávka za odpovědnou osobou. Ze zadání není zřejmé, jaký je vztah manželky jednatele ke společnosti, zda je společníkem, jednatelem, zaměstnancem společnosti nebo pouze doručovatelem dokladů. Pokud pokladnu vede jednatel, který je současně společníkem, jedná se o pohledávku za společníkem (MD 355 / DAL 668). Pokud pokladnu vede zaměstnanec, se kterým byla uzavřena dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty v souladu se zákoníkem práce, jedná se o pohledávku za zaměstnancem (MD 335 / DAL 668). Pokud pohledávka vznikla za jinou osobou než za společníkem nebo zaměstnancem, zaúčtuje se MD 378 / DAL 668. Není-li odpovědná osoba, vzniká pohledávka za jednatelem, který má povinnost jednat s péčí řádného hospodáře, tj. zajistit mimo celé řady dalších povinností správné vedení pokladny. Vzhledem k tomu, že pokladní schodek byl zjištěn až při inventarizaci k rozvahovému dni, předpokládáme, že pokladnu fyzicky nevede účetní, která by schodek zjistila a řešila dříve.