Dobrý den,
to jsem ještě neslyšel, ale obecně jak to popisujete, by se skutečně jednalo o vztah v B2B, v podstatě externí administrativní služby fakturace. Tedy pokud má "faktura" což je v podstatě pouze zažitý pojem, ale jde o vystavení účetního nebo daňového dokladu, tedy pokud to vystavíte ( na základě podkladu dodavatele ), pak si musíte ošetřit souhlas toho dodavatele ( z vašeho pohledu klienta ), takový doklad musí mít všechna náležitosti účetního nebo daňového dokladu, je li výstavce (tedy klient ) plátcem DPH, pokud bude takováto FA v podstatě vystavena za klienta ( avšak jeho jménem a jeho účet ) tak ten odběratel v podstatě vůbec nepozná kdo jí fyzicky vystavuje ( zda jeho účetní v pozici zaměstnankyně ) nebo nějaká externí paní, na základě subdodávkového vztahu tzv. na IČO, i kdyby tzv. virtuální - v tomto případě předpokládám že by o nějaký SW který vy fakturaci zajistil automatizovaným způsobem ( což není také nic ojedinělého ) takovéto FA jsou často opatřeny elektronickým podpisem ( za dodavatele ) a běžně je využívají velké firmy, například ČEZ když fakturuje dodávky pro 3 miliony odběratelů, prostě než aby měl 50 účetních fakturantek, jaksi ve fyzické podobě, investuje a investoval do SW řešení ( samozřejmě jistě nemalé peníze ) ono to vypadá jednoduše, ale zas tak jednoduché to přes SW není.
tady se bavíme o tom že ona FA, ať již vznikne externě lidskou silou nebo přes SW, je nakonec v papírové podobě, pokud byste chtěla jít ještě dále a vystavovat za klienty FA externě přes nějakou virtuální asistentku, tak že ty doklady budou čistě elektronické ( tedy nebudou na konci toho procesu vůbec existovat v listinné podobě, pak : Při plánování elektronické fakturace je vhodné se zamyslet, kolika zákazníkům chceme posílat elektronické faktury, jak často a také v jaké výši. Jsou zákazníky drobní živnostníci nebo nadnárodní korporace?
Zákazníkům, kterým fakturujeme častěji, případně ve větším finančním objemu má smysl věnovat speciální péči. V opačném případě pak není nutno zbytečně plýtvat zdroji na subjekty, jejichž zapojení do e-fakturace nebude mít valný efekt.
Máte souhlas k elektronické fakturaci?
Podle stávající legislativní úpravy musí mít výstavce elektronické faktury od protistrany souhlas s použitím elektronického daňového dokladu. Jinak se vystavuje riziku, že jej v případě sporu může protistrana vyzvat k jeho předložení a napadnout elektronicky zaslané faktury.
Samotný souhlas však nemusíme chápat jako nutné zlo z pohledu legislativního, ale naopak jako příležitost k oslovení zákazníků, doposud trvajících na listinné podobě, k přechodu na elektronickou fakturu.
Je pak na individuálním zvážení, zda přidat ještě další motivační faktor a zda u něj zvolit pozitivní formu například ve formě bonusů, skont, slev, nebo naopak zavést poplatky za papírové faktury.
Ladí e-fakturace s legislativou?
Současná právní úprava vyžaduje, aby byly zajištěny tři vlastnosti každého daňového dokladu: věrohodnost původu faktur, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost, a to od okamžiku vystavení až do konce doby uchování.
Pokud pomineme zřejmou podmínku čitelnosti, tak zbývající zákonné povinnosti můžeme zajistit tzv. spolehlivou auditní stopou, což v praxi znamená párování s řadou dalších, typicky papírových dokladů. Tedy vazbou na smlouvu, objednávku, dodací list a doklad o platbě. To však může být poměrně administrativně náročné a také vyžadovat další investice.
Mnohdy jednodušší bude vrátit se ke kořenům a spolehnout se na dobře známý a osvědčený elektronický podpis, který požadované náležitosti zajišťuje. Elektronický podpis je vhodné vnímat také jako naši pojistku pro případ budoucích sporů. Důkazní hodnota faktur s elektronickým podpisem je při správné archivaci v podstatě nevyvratitelná.
Tady vznikne potřeba dost precizní obchodní smlouvy v B2B ( mezi klientem a externí fakturantkou, nebo tím kdo naprogramuje nějaký SW který bude vytvářet FA za klienta ) tady jsou 100 -ky právních věcí, od licence, rozsahu služeb, zmocnění k fakturaci, zajištění datových stop, archivací, zálohování systémů, souhlasů s el. podpisem, GDPR, odpovědnosti ( co když spadne síť ?, selže SW ? atd. ) a já nevím co všeho,
pokud je to nějaká vás business plán, jako zní to určitě dobře, ale pokud máte možnosti a tyto znalosti v IT, určitě navštivte nějakou renomovanou právní kancelář, Ať vám zpracují smlouvy na poskytování takovýchto služeb.
